¿Qué es?

Workflow de OnBase es un sistema de direccionamiento de documentos electrónicos el cual permite a los usuarios trabajar con más eficiencia, rapidez y precisión que con el procesamiento tradicional usando papel. Un workflow le puede ayudar a automatizar tareas como el llenado de formularios, la aprobación de informes de gastos ó la administración del procesamiento de facturas. Esta solución se encarga de que sus procesos se cumplan en los tiempos establecidos y que sus reglas de negocio sean respetadas, permitiéndole así ahorrar tiempo y costos innecesarios.

¿Cómo funciona?

El módulo de Workflow de Onbase usa un conjunto configurable de reglas y acciones para enviar documentos a través de un proceso definido por el usuario.

Los documentos entran en el workflow (flujo de trabajo) de varias formas: formularios electrónicos llenados en Internet, información proveniente de otros sistemas, escaneo de imágenes de documentos, o importación manual.

Las reglas y acciones del Workflow de OnBase aseguran que los documentos se distribuyan de forma uniforme y controlada y que se respeten las normas del negocio. El Workflow puede pedir datos a los usuarios o procesar automáticamente los procesos basados en información como una palabra-clave, el tipo del documento, la presencia de un documento de soporte o información de otro sistema.

Ejemplo: Automatice su proceso de cuentas por pagar.
Uno de nuestros clientes en el sector de industria tenía serios atrasos en su línea de producción debido a una falta de control en el proceso de cuentas por pagar.

"Los documentos quedaban "engavetados" por los usuarios a conveniencia de presupuesto. A largo plazo el ciclo de pago a los proveedores era más largo de lo debido, lo cual generaba en muchas ocasiones multas por parte de nuestros proveedores, y en los casos más serios, perdíamos nuestra línea de crédito con el proveedor. Nosotros debíamos compensar dichas multas con aumentos al precio final del producto. Como consecuencia, producíamos más caro, vendíamos más caro y facturábamos menos."

En SERCOMCA, configuramos el workflow de Onbase con las reglas de negocio de nuestro cliente. Para eliminar el traslado físico de los documentos a través de la organización, se escanean y son direccionados por el sistema electrónicamente.

"Ahora con Onbase hemos reducido substancialmente el tiempo de autorización.
También hemos logrado:

• Dar seguimiento automático de la aprobación de las órdenes de compra
• Contabilizar remotamente los documentos de pago utilizando imágenes
• Buscar rápidamente las facturas y sus anexos.
• Cumplir estándares de producción sin aumentar precios"

¿Quién se beneficia?

Fábricas, aseguradoras, financieras, distribuidoras y muchas otras organizaciones se pueden beneficiar del uso del Workflow de Onbase, a un nivel departamental o corporativo. El Workflow de OnBase es un producto para cualquier compañía que esté planeando aumentar la productividad, reducir los errores y aumentar la satisfacción de los clientes, automatizando los procesos y optimizando el trabajo de los empleados.

Configuración

La implantación de un workflow OnBase se da en 3 etapas:

1. Consultoría de Proceso.
   Mapeo del proceso como es actualmente, moldearlo a cómo debe de ser para cumplir con políticas y metas de la empresa.
2. Configuración.
   Con la herramienta de configuración de OnBase® CERO configuración de "Point & Click" se crean ciclos de vida, repositorios, reglas, acciones, permisos, grupos y tipos de documentos. Una interfaz amigable y rápida de desarrollo.
3. Implementación.
   Pruebas y paso a producción, capacitación y aceptación.

Principales Características

* Se asegura de que los documentos sean enrutados de una manera estándar, controlada, y rápida.
* Se adecua a las reglas de negocio con una gran capacidad de cambio entre procesos.
* Distribuye automáticamente documentos a los grupos de trabajo específicos.
* Permite que los documentos tengan prioridad en cada repositorio. Si no hay prioridad asignada, los documentos se clasifican por la fecha y hora en la que se incorporan al ciclo de vida.
* Monitoreo y medición de tiempo que toma para terminar un proceso.
* Los procesos son agregados o ajustados fácilmente en el documento, el proceso, grupo o nivel de la empresa, por los usuarios o los administradores.
* El sistema extenso de reglas y de acciones predefinidas agrega facilidad a la configuración
* Se integra fácilmente a otros sistemas ya que utiliza Scripting, API.