La digitalización de documentos es el proceso de transformar documentos físicos a formato electrónico para que puedan ser almacenados en un sistema que permita su consulta. La mayoría de organizaciones, sin saberlo, pierden mucho dinero en procesos que podrían ser más eficientes con un sistema de administración de contenido empresarial ECM. SERCOMCA pone a su disposición los mejores sistemas del mercado internacional para que su organización pueda realizar procesos de digitalización de una manera ágil y práctica. Nuestros sistemas poseen lo último en tecnología documental y el respaldo internacional de nuestros proveedores. Con cada una de nuestras instalaciones, ofrecemos consultoría a todos nuestros clientes para que puedan beneficiarse de las mejores prácticas que hemos adquirido a través de nuestros 15 años de experiencia en el manejo de documentos.
Lo invitamos a ponerse en contacto con uno de nuestros asesores y nos comente sobre su necesidad de digitalización. Sin importar el tamaño de su organización (pyme o corporativa) poseemos la herramienta necesaria para generarle ahorros y cumplir con sus expectativas.
|
|
* Las organizaciones gastan $20 por empleado en archivar un documento, $120 en encontrar un documento mal archivado y $220 dólares en reproducir un documento perdido.
* 7.5% de todos los documentos se pierden y un 3% se archiva incorrectamente.
* Un ejecutivo invierte 15% de su tiempo en leer información, pero pasa hasta un 50% de su tiempo buscándola.
* Un documento se fotocopia en promedio unas 19 veces.
* El tiempo promedio para mandar un documento vía fax es de 8 minutos.
* El costo promedio de enviar un paquete vía Courier es entre $8 y $15.
(FUENTE: Estudio Realizado por la organización internacional AIIM)
|
|
VENTAJAS DE DIGITALIZAR
- Inmediatez
Los usuarios pueden tener fácil acceso y rápidamente a toda la información disponible con tan solo apuntar y hacer clic y además, pasar de un documento a otro. La información se obtiene al instante y las consultas son inmediatas, mediante distintos tipos de extracción de información (índices de búsqueda, texto dentro del documento, reportes de un sector específico del documento, etc.). Al estar montado íntegramente sobre nuestra plataforma web, los procesos brindan una posibilidad de crecimiento hacia nuevos servicios que están marcando claramente el futuro.
- Eliminar gastos innecesarios de papel y pérdida de tiempo
Elimina los procesos de impresión y gasto de papel, así como la pérdida de tiempo en la búsqueda manual de datos y documentos.
- Acceso on-line / Evitar duplicados
El acceso on-line a los documentos desde cualquier lugar del mundo a través de Internet. Sehabilita la consulta en línea, eliminando la necesidad de distribuir múltiples copias de un mismo documento. En caso que se necesite distribuir información masiva, contamos también con la posibilidad de volcar toda la información a CD-Roms, DVD\'s o través de una red programada.
- Reducción del espacio físico
Hoy en día todos los procesos administrativos de las universidades, empresas e instituciones públicas generan toneladas de papel, que producen costes directos y ocultos que provocan un desaprovechamiento del espacio físico.
- Seguridad
Nuestra plataforma brindar absolutas garantías de seguridad, gracias a niveles distintos de acceso y restricciones dentro del sistema.
- Ventajas de los documentos digitales en sí
- Se evita el desgaste o rotura de documentos originales
- No hay riesgo de robo o destrucción de papeles
- Los documentos originales no circulan ni interna ni externamente
- Los documentos pueden consultarse simultáneamente
- Se evita el coste y el tiempo de traslado de documentación
- No ocupan lugar en los escritorios
- Las imágenes pueden imprimirse con calidad similar a una fotocopia
- Ofician de copia de seguridad de documentos
|
